Privacy statement

Wanneer u ons uw gegevens verstrekt zullen wij deze gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid. Uw persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Technische informatie
Onze website kan worden bezocht zonder dat u als individuele persoon herleidbare gegevens aan ons doorgeeft. Onze website verzamelt wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)-adres van uw computer, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat dat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de geolocatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u uploadt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en om het gebruik ervan te verbeteren.

Cookies en webstatistieken
Espaz maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dit doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hierover meer lezen in onze cookieverklaring.

Wij kunnen u ook vragen of wij uw gegevens mogen verwerken indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in onze dienstverlening. In dat geval zullen we u vragen of u interesse heeft in onze dienstverlening en indien dit zo is, om uw toestemming voor verwerking van uw gegevens vragen voor op dat moment gespecificeerde doeleinden, met inachtneming van dit Privacybeleid.

Verzamelen van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens verzamelen wij op verschillende manieren- 

- via de website van Espaz; door middel van een reactie op een vacature of het uploaden van een CV
- via email, door het sturen van een open sollicitatie
- via de website; door deelname aan acties
- via email, door aanmelding voor een advies- en/of outplacementtraject
- via de website; door aanmelding voor het ontvangen van Espaz Online Magazine
- via email of mondeling door het aangaan van een overeenkomst.

Reden verzamelen en verwerken persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens in het kader van de uitvoering van onze dienstverlening (vacaturevervulling en outplacement). Meer specifiek worden uw persoonsgegevens verwerkt om minimaal één van de navolgende redenen.

1. Om uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk. Er kan hierbij ook gebruik worden gemaakt van testresultaten, referentiechecks e.d. Espaz legt een Talentpool aan van kandidaten om optimale bemiddeling van kandidaten naar werk te kunnen bewerkstelligen op korte, maar waar dit niet te realiseren valt, ook op langere termijn. Gegevens op Social Media worden alleen verwerkt indien dit voor de functie relevant is en vooraf bij de vacaturetekst is aangegeven dat dit het geval zal zijn.
2. Om een klant-/opdrachtgeversrelatie met u aan te gaan en de hiervoor relevante administratie uit te voeren (bijvoorbeeld voor het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst).
3. Om een opdracht met de opdrachtgever te kunnen vastleggen, om deze overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
4. Voor het, in opdracht van een opdrachtgever, uitvoeren van coachings- en trainingstrajecten alsmede adviestrajecten.
5. Om, als we een werknemers-/werkgeversrelatie met u aangaan, wet- en regelgeving na te leven, waaronder meer maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving en bestrijding van fraude.
6. Om u, indien wij een klantrelatie met u onderhouden, aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen. De aanbiedingen en informatie liggen uitsluitend in het verlengde van de aard van de huidige dienstverlening.
7. Om u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich hiervoor heeft aangemeld (opt-in). U kunt zich te allen tijde weer afmelden.

Grondslagen verzamelen/verwerken persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden op basis van de volgende, wetttelijke grondslagen verwerkt. 

- Toestemming; verwerking vindt plaats indien u hiervoor toestemming hebt verleend
- Uitvoeren van een overeenkomst; indien de samenwerking tot stand komt
- Noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke verplichting
- Gerechtvaardigd belang van de organisatie.

Inhoud persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Meer specifiek gaat het om de volgende persoonsgegevens.

Bij inschrijving, vacaturebemiddeling,outplacement, alsmede adviestrajecten:
- NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
- geboortedatum, geslacht
- CV, informatie over opleiding, stages, werkervaring
- gegevens over trainingen, opleidingen en/of testen die u heeft gedaan
- gegevens over beschikbaarheid
- andere gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van u als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
- op vrijwillige basis verstrekte pasfoto en/of video-introductie.

Bij het aangaan van een opdrachtgevers-/klantrelatie:
- contactgegevens van u als contactpersoon.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Gegevens van u, als kandidaat, bewaren wij in onze Talentpool voor een periode van vijf jaar. De basis van deze verwerking en het startpunt van de bewaartermijn is één van de volgende mogelijkheden:
- een reactie op een vacature via de website
- een via de website ge-upload CV als open sollicitatie
- verleende toestemming voor verwerking door de kandidaat, naar aanleiding van ons verzoek hierom bij het van toepassing worden van de AVG (mei 2018).

Doelstelling voor het verstrekken van deze gegevens is arbeidsbemiddeling.

Delen van persoonsgegevens
In het kader van haar dienstverlening, kan Espaz persoonsgegevens van kandidaten delen met (potentiële) opdrachtgevers (bemiddeling), leveranciers (o.a. training/coaching, werkgeverschap), andere zakelijke relaties en instanties waartoe bij wet gedwongen. Persoonsgegevens van (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en andere zakelijke relaties kunnen worden gedeeld met kandidaten t.b.v. o.a. bemiddeling, training/coaching. Persoonsgevens worden nooit aan derden verkocht. 

In dienst bij de opdrachtgever
Indien u als kandidaat door ons bemiddeld bent voor een vacature en aan het werk gaat op basis van werving en selectie (u treedt direct bij de opdrachtgever in dienst), vragen wij u toestemming om uw persoonsgegevens te bewaren in onze Talentpool, voor een periode van vijf jaar.

Tijdelijk aan het werk
Bent u bemiddeld voor een tijdelijke vacature, dan vragen wij na afloop van de inzet om toestemming om uw persoonsgegevens te bewaren in onze Talentpool, voor een periode van vijf jaar.

Gegevens verwijderen
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden en geen onderdeel meer wilt zijn van onze Talentpool, kunt u Espaz verzoeken uw gegevens te verwijderen. Wij geven hier binnen 10 werkdagen gehoor aan.

Contactpersoon ondernemingen/instanties
De persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen/instanties waarmee wij zaken doen, bewaren wij zolang dit relevant is voor het onderhouden van deze zakelijke relatie, voor de doelstellingen zoals hierboven benoemd. Wanneer deze persoonsgegevens deel uitmaken van een HR administratieve omgeving nemen wij de wet- en regelgeving die van toepassing is in acht. Wanneer de bewaartermijn niet door wet- en regelgeving is bepaald hanteren wij een termijn van 2 jaar.

Uw rechten
Wanneer u ons verzoekt u inzage te verstrekken in de door ons verwerkte persoonsgegevens, zullen wij hieraan binnen redelijke termijn gehoor geven. Indien u onjuistheden constateert zullen wij deze corrigeren binnen een termijn van 10 werkdagen. Op uw verzoek zullen wij uw gegevens binnen deze termijn wissen. Uiteraard kunt u, indien u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, deze toestemming te allen tijde intrekken.

Bent u niet tevreden met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de verantwoordelijke binnen onze organisatie, Y.M.B. Oetker (yoetker@espaz.nl). Wij zullen er alles aan doen om het probleem op te lossen. Mochten wij niet in staat blijken te zijn om het probleem op te lossen, dan kunt u met uw klacht terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Beveiliging
Espaz doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen diegenen voor wie dit strikt noodzakelijk is in de uitoefening van hun functie hebben toegang tot die data die nodig zijn voor de specifieke doelstelling. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens Espaz diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, heeft Espaz met deze gegevensverwerkers een Verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de geldende regelgeving.

Gegevensverwerkers
Gegevensverwerkers die namens Espaz (kandidaat)gegevens verwerken zijn onder meer:
- Mach3 Builders (hosting)
- Microsoft en Cloud4You (CRM en Certified Microsoft Partner).

De persoonsgegevens verwerkt door genoemde partijen bevinden zich op servers in Nederland en Ierland (binnen de EU waarbij dezelfde privacywetgeving van kracht is).

Contactgegevens
Espaz BV is gevestigd in Rotterdam, Heemraadssingel 319, 3023 BG, 088 999 8 999. Contactpersoon voor de gegevensverwerking is Y.M.B. Oetker (yoetker@espaz.nl) 

Mei 2018