Organisatie
Onze opdrachtgever, in Den Haag, speelt een verbindende rol binnen de onderwijssector. De gerenommeerde organisatie vormt een belangrijke gesprekspartner en heeft invloed op cruciale, maatschappelijke besluiten. Men is intrinsiek gemotiveerd, levert kwaliteit en werkt doelgericht. 

De organisatie bestaat uit 80 betrokken collega's en werken samen op een prachtig kantoor tegenover het Malieveld in Den Haag. 

Functie
De directiesecretaresse ondersteunt de voorzitter van de organisatie. Een energieke leider met een breed netwerk. Hij weet goed wat hij wil, werkt dan ook doelgericht en is van de details. Zijn drukke agenda vraagt om totale ontzorging door zijn ondersteuner. Hij is gewend dat zaken tot in de puntjes geregeld worden. Een goede voorbereiding, is het halve werk! Een superbaan voor een secretaresse die weet wat het is om voor een topbestuurder te werken. En heel fijn: langdurig uitrusten in de zomer behoort tot de mogelijkheden want je kunt een aantal weken verlof op nemen. 

Kerntaken

• Beheren van de agenda van de voorzitter: zorgvuldig plannen, agenderen en coördineren van afspraken.
• Zorgdragen voor tijdige aanlevering van benodigde documenten ter voorbereiding van afspraken.
• Inschatten van de urgentie en noodzaak van vragen op directie- of bestuurlijk niveau en afwegen van oplossingsalternatieven.
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen en werkoverleggen samen met je collega (plannen van data, reserveren van accommodatie, verzorgen van agendering, verzamelen en verspreiden van stukken).
• Zorgdragen voor adequate verslaglegging en opvolging van actiepunten.
• Bewaken van de procedurele voortgang van besluiten en afspraken.
• Verwerken van (uitgaande) correspondentie en zorgdragen voor tijdige en complete afhandeling hiervan.
• Correct beantwoorden van telefonische verzoeken en ontvangen van gasten van de voorzitter en het managementteam.

Aanbod

• Een contract voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris tussen € 3.246,16 en € 4.340,57 op basis van een 36-urige werkweek, schaal 8 (cao Rijk).
• 8,25% vakantietoeslag en 8,25% eindejaarsuitkering.
• Vergoeding van reiskosten op basis van openbaar vervoer.
• Een laptop en een smartphone.
• Hybride werken (50%), waarbij maandag de vaste kantoordag is.
• Een sportvergoeding, vers fruit, stoelmassage en yoga op kantoor.
• Een goede pensioenregeling waarbij de werkgever 70% bijdraagt.
• Goede scholingsmogelijkheden.

 
Succesfactoren
Je bent veerkrachtig, kunt prioriteiten stellen en gaat vertrouwelijk om met gegevens. Daarnaast ben je creatief in het vinden van oplossingen tijdens piekbelastingen. Je beschikt over uitstekende sociale vaardigheden en kunt zowel in een klein team (een directe collega) als zelfstandig werken. Je hebt uitstekende redactionele vaardigheden en bent een ster in het ontzorgen.

Verder heb je:

• HBO werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare rol.
• Beschikbaar voor 32 – 40 uur per week.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Teams, SharePoint en PowerPoint).
• Affiniteit met onderwijs is een pre.
• Je maakt nieuwe werkwijzen en digitale systemen snel eigen en kan goed procesmatig werken.

Sollicitatieprocedure
Espaz verzorgt de selectieprocedure voor deze functie. Heb je interesse? Solliciteer snel!
Voor vragen kun je ons altijd bellen op 088-9998999 of mailen naar vacatures@espaz.nl. We helpen je graag verder!

De sollicitatiegesprekken zijn gepland op donderdag 27 maart. De tweede ronde vindt plaats op maandagmiddag 7 april 2025.