Introductie

Ben jij een proactieve organisator die overzicht houdt in een dynamische omgeving? Jij zorgt dat agenda’s, overleggen en actiepunten van het MT en de Raad van Bestuur soepel verlopen. Interessant? Solliciteer dan op deze functie van Bestuurssecretaresse in Rotterdam.

De organisatie

Onze opdrachtgever is een sociaal betrokken organisatie in de woningbouw. Men staat dicht bij de klant, werkt hard en heeft een nuchtere mentaliteit. Men is innovatief, durft risico's te nemen en werkt doelgericht.

De functie

In deze veelzijdige rol ondersteun je het bestuur, dat bestaat uit de voorzitter en een lid van de Raad van Bestuur. Daarnaast werk je nauw samen met de directiesecretaris. Als Bestuurssecretaresse ben je een belangrijk onderdeel van het team en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt.

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning, beheert agenda’s, bewaakt acties en afspraken, regelt postverwerking en zorgt voor gestructureerde verslaglegging en archivering. Daarnaast ondersteun je vergaderingen praktisch en werk je nauw samen met collega’s.

De voorzitter is een energieke en vriendelijke teamspeler die het beste in je naar boven haalt, het andere bestuurslid is een rustige en zelfredzame professional. De directiesecretaris is een prettige sparringpartner die samenwerking stimuleert.

Kerntaken

• Voeren van het agendabeheer; plannen, maken en voorbereiden van afspraken.
• Toezien op de opvolging van gemaakte afspraken.
• Afhandelen van het telefoonverkeer; zaken zoveel als mogelijk zelfstandig afhandelen.
• Beheren van emailboxen.
• Plannen en voorbereiden van het tweewekelijkse MT-overleg; opstellen van de agenda, verzamelen van documenten.
• Notuleren van de MT-vergaderingen, maken van notulen.
• Opvolgen van actiepunten en bewaken van termijnen en gemaakte afspraken.
• Vormen van het eerste aanspreekpunt van voor het bestuur/de organisatie belangrijke stakeholders.
• Afhandelen van ad-hoc verzoeken.

Gewenst profiel

• HBO werk- en denkniveau. 
• Meerjarige ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing Nederlands. 
• Vaardig met MS Office en iBabs.
• Vrolijke, energieke persoon die makkelijk communiceert en gevoel heeft voor verhoudingen.  Laagdrempelig, betrokken, oplossingsgericht. Meedenkend, proactief, extrovert persoon, sociaal vaardig. Zelfstandig en flexibel. Echte teamplayer die loyaal is aan collega's en organisatie. Type afspraak is afspraak.

Wat kun je verwachten

• Salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tot maximaal € 5.017 bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal H van cao woondiensten incl. verhoging van januari 2026).
• 12 maanden salaris per jaar.
• 2% eindejaarsuitkering.
• 8% vakantiegeld.
• 26 verlofdagen per jaar.
• Goede pensioenregeling.
• Opleidingsbudget en persoonlijk ontwikkelbudget.
• Vergoeding reiskosten.

Inlichtingen

Espaz verzorgt de selectieprocedure voor bovengenoemde tijdelijke functie. Solliciteer snel als je interesse hebt en aarzel niet te bellen (088-9998999) of te mailen (vacatures@espaz.nl) in geval van vragen. We staan je graag te woord!

Sollicitatie

Herken jij jezelf in deze beschrijving en spreekt de combinatie van zorg, organisatie en samenwerking je aan? Solliciteer dan direct via onderstaand sollicitatieformulier.