Introductie

Ben jij een gedreven Office Manager / Personal Assistant die energie krijgt van het organiseren en faciliteren van een professionele en dynamische werkomgeving? Wil jij de rechterhand zijn van de Managing Partner en tegelijkertijd zorgen dat het kantoor soepel en efficiënt draait? Dan is deze veelzijdige functie bij een groeiende investeringsmaatschappij in Rotterdam iets voor jou.

De organisatie

Je komt terecht bij een Rotterdamse investeringsmaatschappij die actief is in vastgoedadvies, corporate finance, asset management en strategische investeringen. Het bedrijf opereert in diverse sectoren zoals technologie, retail, gezondheidszorg en vastgoed. Binnen de gezondheidszorg bouwt de organisatie met eigen tandartspraktijken en aanverwante ondernemingen een stevige marktpositie op.

Het team is compact en hecht, werkt vanuit een representatief pand in Rotterdam dat professionaliteit en ondernemerschap uitstraalt. Samen draag je bij aan uitdagende projecten en investeringen binnen een dynamische en collegiale sfeer.

De functie

Als Office Manager / Personal Assistant van de Managing Partner ben jij het organisatorische hart van de organisatie. Je ondersteunt niet alleen de Managing Partner met zijn agenda, communicatie en projecten, maar bent ook verantwoordelijk voor het dagelijkse kantoorbeheer en de optimale werkplek voor het hele team. Je bent een verbindende factor binnen de organisatie en draagt bij aan een prettige en efficiënte werkomgeving.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, coördineert evenementen en zorgt dat alles op rolletjes loopt, van vergaderingen tot kantoorvoorzieningen en bijzondere projecten zoals de zakelijke kunstcollectie van de Managing Partner.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Beheren van meerdere agenda’s van de Managing Partner.
• Voorbereiden en coördineren van afspraken, meetings en reizen.
• Afhandelen van inkomende correspondentie, e-mails en telefoongesprekken.
• Ondersteunen bij projecten (o.a. kunstevents), inclusief het monitoren van deadlines en opvolging van actiepunten.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, evenementen en zakelijke reizen (hotels, restaurants, vervoer).
• Verzorgen van officemanagementtaken, zoals:
  • Bestellen van kantoorbenodigdheden en zorgen voor een representatieve werkplek.
  • Organiseren van lunches, borrels en andere interne evenementen.
  • Verzorgen van bloemen en attenties bij verjaardagen, jubilea of andere speciale gelegenheden.
  • Aanmelden van te ontvangen pakketten en te woord staan van pakketbezorgers.
• Onderhouden van contact met de secretaresse die betrokken is bij de kunstcollectie in het Depot Boijmans Van Beuningen.
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden, zoals het opstellen en versturen van bruikleenovereenkomsten.
• Coördineren van wagenbeheer (o.a. auto’s voor onderhoud naar de garage brengen en vervangend vervoer regelen).
• Bewaken van vertrouwelijkheid en discretie bij alle werkzaamheden.

Gewenst profiel

Je bent een ervaren Office Manager / Personal Assistant die op alle vlakken weet te ontzorgen en structuur biedt in een dynamische omgeving en je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Uitstekende beheersing Nederlandse & Engelse taal in woord en geschrift.
• Uitstekende kennis van het Officepakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook).
• Je werkt graag op kantoor.
• Ervaring met complex agendabeheer en organisatorisch sterk.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Discreet, integer en loyaal.
• Daadkrachtig, punctueel en initiatiefrijk.
• Representatief en professioneel in omgang met interne en externe contacten.
• Je wil graag werken op kantoor en bent bereid om als het nodig is in het weekend beschikbaar te zijn.

Wat kun je verwachten

Een leuke, veelzijdige functie waarin je veel eigen verantwoordelijkheid hebt en de rol helemaal eigen kunt maken. Je bouwt een sterke vertrouwensband op met de Managing Partner en krijgt de kans om mee te werken aan interessante projecten in een inspirerende werkomgeving. Daarnaast mag je deelnemen aan diverse events, waaronder de kunstevents, wat je werk extra dynamisch en afwisselend maakt.

Wij bieden:

• Maandsalaris tussen de € 4.0000 - € 5.000 bruto op fulltime basis.
• Goede pensioenvoorziening.
• Eindejaarbonus.
• Riante bijdrage aan tandartskosten.
• Volledige vergoeding van de reiskosten.
• Telefoon van de zaak.
• Directe samenwerking met de Managing Partner van een groeiende investeringsmaatschappij.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei.

Inlichtingen

Espaz verzorgt de selectieprocedure voor de functie van Office Manager / Personal Assistant. Solliciteer snel als je interesse hebt en aarzel niet te bellen (088-9998999) of mailen (vacatures@espaz.nl) in geval van vragen. We staan je graag te woord!

Sollicitatie

Solliciteer direct via onderstaand sollicitatieformulier en we nemen spoedig contact met je op.