Introductie

Een unieke kans voor een ervaren organisatietalent.
Een nieuwe holding wordt vanaf de grond opgebouwd en zoekt een zelfstandige, proactieve en ervaren Directiesecretaresse die als rechterhand van de CEO en CFO een sleutelrol speelt. Vanaf de eerste dag krijg je de kans om niet alleen de directie te ondersteunen, maar ook actief mee te bouwen aan een professionele organisatie. Een functie met veel verantwoordelijkheid, afwisseling en ruimte voor eigen initiatief.

De organisatie

Onze opdrachtgever is een nieuw opgerichte holding die wordt opgebouwd als overkoepelende organisatie van een succesvol en groeiend bedrijf. De holding staat onder leiding van twee zeer ervaren en succesvolle ondernemers, een CEO en een CFO, en bevindt zich in een dynamische opstartfase.

In de komende jaren groeit de organisatie uit tot een team van ongeveer 20 tot 40 professionals. In eerste instantie werk je vanuit een tijdelijke kantoorlocatie in de omgeving van Houten. Vanaf (naar verwachting) april 2027 verhuist de organisatie naar een nieuw kantoor in Driebergen. Een unieke kans om vanaf de eerste dag mee te bouwen aan een ambitieuze organisatie op hoog niveau.

De functie

Als Directiesecretaresse met office managementtaken ben jij de onmisbare rechterhand van de CEO en CFO. Jouw opdracht is de directie maximaal te ontzorgen zodat zij zich volledig kunnen richten op de groei van de organisatie. Naast de secretariële ondersteuning op directieniveau speel jij ook een sleutelrol in de operationele opzet van het nieuwe kantoor.

1. Opzetten en inrichten van het kantoor
Je denkt van A tot Z mee over hoe het kantoor eruit moet komen te zien en zorgt dat alles op orde is: van de inrichting en faciliteiten tot leveranciers en administratieve processen. Je pakt dit zelfstandig op en signaleert wat er nodig is, nog voordat er om gevraagd wordt. Over ruim een half jaar begeleid je bovendien de verhuizing naar de nieuwe locatie in Driebergen (april 2027) — een mooi vervolgproject binnen dezelfde rol.

2. Secretariële ondersteuning op directieniveau
Je bent de rechterhand van de CEO en de CFO. Je coördineert hun agenda's, plant afspraken, houdt mailboxen bij, handelt correspondentie af en beantwoordt de telefoon. Daarnaast bereid je vergaderingen tot in detail voor, organiseer je zakenreizen en handel je uiteenlopende administratieve stromen af. Je voelt feilloos aan waar ondersteuning nodig is, weet prioriteiten te stellen en durft daarin zelfstandig beslissingen te nemen. Zo zorg je dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor op rolletjes loopt en dat de directie zich kan focussen op de groei van de organisatie, wetende dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Gewenst profiel

Wie zoeken wij?

Je bent iemand die energie krijgt van bouwen en organiseren: een organisatorisch talent, die, hoe druk of hectisch het ook wordt, rustig blijft en altijd in de gaten houdt wat er speelt. Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen:

• Initiatiefrijk: je wacht niet passief af, maar ziet wat er moet gebeuren, denkt proactief mee en pakt het op.
• Ondernemend: je denkt in mogelijkheden en durft zelf keuzes te maken.
• Intelligent: je schakelt snel en doorziet de essentie van een vraagstuk.
• Zelfredzaam: je plant en beheert je werkzaamheden zelfstandig en efficiënt, hebt weinig sturing nodig en lost zelf problemen op.
• Nauwkeurig: je hebt oog voor detail en neemt de tijd om zaken dubbel te controleren.
• Stressbestendig en flexibel: je schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende taken en situaties en brengt rust en stabiliteit in een soms hectische omgeving.
• Behulpzaam: je staat klaar voor je collega's en de directie, met een dienstverlenende instelling.
• Discreet en integer: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en begrijpt de gevoeligheden die op directieniveau spelen.
• Representatief en communicatief sterk: je bent het visitekaartje van de organisatie en legt en onderhoudt gemakkelijk interne en externe contacten.

Gewenst profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse, executive assistant of in een vergelijkbare functie op directieniveau.
• Fulltime beschikbaar (40 uur per week), waarvan minimaal vier dagen per week op kantoor.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Uitstekende vaardigheden in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Woonachtig binnen een straal van circa 50 km van Houten. Omdat de standplaats op termijn verhuist naar Driebergen, is ook die locatie goed bereikbaar.
• Bij voorkeur beschikbaar om per 1 september 2026 te starten.

Wat kun je verwachten

• Een unieke kans om vanaf de start mee te bouwen aan een nieuwe organisatie op topniveau.
• Directe samenwerking met twee zeer ervaren directieleden.
• Een uiterst afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is.
• Ruimte voor eigen inbreng, initiatief en verantwoordelijkheid.
• Een arbeidsvoorwaardenpakket dat volledig in lijn is met het gewenste ervaringsniveau.

Inlichtingen

Espaz verzorgt de werving en selectie voor deze mooie functie. Voor meer informatie kun je contact opnemen via 088-999 8 999 of mailen naar vacatures@espaz.nl.

Sollicitatie

Ben jij een ervaren Directiesecretaresse die graag vanaf de basis meebouwt aan een ambitieuze organisatie? Dan maken we graag kennis met je. Solliciteer direct of neem contact met ons op voor meer informatie. We vertellen je graag meer over de functie en de organisatie.